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Case Study

Comment l’Île-du-Prince-Édouard a modernisé sa prestation de soins à domicile

Résumé

En 2019, Santé Île-du-Prince-Édouard (Î.-P.-É.) a lancé une initiative de modernisation des soins à domicile afin d’améliorer la prestation des services, la coordination des soins et la prise de décision fondée sur des données. L’organisation a d’abord remplacé son outil d’évaluation pour personnes âgées (SAST) devenu obsolète par interRAI Soins à domicile (interRAI HC), puis est passée d’un système de gestion des soins traditionnel à la plateforme moderne d’AlayaCare. Grâce à ce déploiement en 2022, AlayaCare a contribué à normaliser les évaluations, à rationaliser la gestion des dossiers et à améliorer l’efficacité opérationnelle de l’ensemble des services de soins à domicile.

Parmi les gains principaux incluent la planification numérique des horaires et des affectations, l’accès mobile aux données en temps réel et l’intégration avec les systèmes provinciaux, soient Oracle Health (Cerner) et le Registre provincial des usagers (RPC). Ensemble, ces avancées améliorent la visibilité à chaque étape du continuum de soins.

Les principaux résultats sont les suivants :

Amélioration de la prestation des soins : couverture complète (100 %) des usagers admissibles avec des plans de soins multidisciplinaires à jour, hausse de 15 % des cas pris en charge, une transmission en temps réel des données interRAI HC à l’Institut canadien d’information sur la santé (ICIS).
Amélioration de l’efficacité du personnel : augmentation de 18 % de la productivité en matière de planification des horaires, réduction de la charge administrative au profit des activités cliniques, et hausse de 216 % des évaluations des besoins en soins complétées grâce au remplacement de SAST par l’outil d’évaluation interRAI HC d’AlayaCare.
Amélioration de l’expérience du personnel : le personnel a indiqué une réduction de 50 % des tâches administratives, permettant d’améliorer les soins directs et la conciliation travail-famille.
Amélioration de la visibilité des données : Santé Î.-P.-É. a été la première organisation à se doter avec succès d’une intégration hospitalière pour ses services de soins à domicile à une échelle provinciale. Cette étape importante a permis de mettre à jour le profil des usagers en temps réel, d’améliorer la coordination des soins et de planifier les activités multidisciplinaires de manière plus proactive.

Ces résultats mettent en évidence l’impact transformateur de l’innovation numérique dans les soins à domicile et offrent un modèle à suivre pour les plans de modernisation de la prestation des soins de santé au Canada.

Présentation

L’organisation

Santé Î.-P.-É. est responsable de la prestation des soins de santé publics à l’Île-du-Prince-Édouard. Elle supervise les services de santé financés par les fonds publics, notamment les hôpitaux, les soins primaires, les soins de longue durée, les programmes de soins à domicile et les services communautaires. En tant que système de santé centralisé de la province, Santé Î.-P.-É. garantit un accès équitable à des soins de haute qualité tout en intégrant les services dans l’ensemble du continuum des soins de santé.

En 2018, dans le cadre de son engagement au titre de l’Accord pancanadien sur la santé, Santé Î.-P.-É. a identifié la modernisation des soins à domicile comme une priorité1. L’accord met l’accent sur l’amélioration de l’accès, de l’efficacité et de l’intégration des soins de santé, en particulier dans le domaine des soins à domicile et services communautaires2. Grâce au financement fédéral obtenu, Santé Î.-P.-É. s’est fixée pour objectif d’améliorer la coordination des soins, de renforcer l’intégration du système et de standardiser les évaluations afin d’obtenir de meilleurs résultats pour les usagers.

Défis

Santé Î.-P.-É. a dû faire face à plusieurs obstacles opérationnels et technologiques pour moderniser les services de soins à domicile :

Intégration limitée des systèmes : Les soins à domicile fonctionnaient indépendamment des systèmes provinciaux tels qu’Oracle Health (Cerner). La mauvaise interopérabilité perturbait les transitions des usagers entre les différents établissements de soins, et les capacités d’intégration avec le Registre provincial des usagers (RPC) étaient limitées.

Processus de planification manuels et sous-utilisation des ressources cliniques : La planification reposait sur des processus papier, générant des inefficacités et détournant le personnel de première ligne des soins directs. Les infirmières et le personnel de première ligne ont déclaré consacrer jusqu’à la moitié de leur temps à des tâches administratives, ce qui affectait leur satisfaction au travail et augmentait les coûts.

Capacités de rapport limitées: Sans outils d’analyse numérique ni rapports unifiés, Santé Î.-P.-É. n’était pas en mesure d’évaluer efficacement la performance de ses services de soins à domicile, ni d’allouer ses ressources de façon stratégique selon les données probantes et les besoins démographiques.

Outils d’évaluation obsolètes : Santé Î.-P.-É. utilisait auparavant l’outil d’évaluation pour personnes âgées (SAST), qui produisait des plans de soins subjectifs et inconsistants, limitant ainsi la prise en charge des besoins réels des usagers. En effet, SAST ne disposait pas d’une approche fondée sur des données probantes, nécessaire pour réaliser des évaluations efficaces et standardisées.

Système de gestion des cas incompatible : L’ancien logiciel de gestion des cas (ISM) ne pouvait pas s’intégrer à interRAI HC, une norme d’évaluation fondée sur des données probantes et reconnue internationalement, choisie pour remplacer SAST. La gestion de systèmes distincts aurait considérablement augmenté la charge de travail manuel, soulignant le besoin urgent d’une plateforme unique et intégrée pour les soins à domicile.

La solution

Santé Î.-P.-É. a choisi la plateforme intégrée de soins à domicile d’AlayaCare pour atteindre ses objectifs de modernisation. La solution comprenait :

Une intégration facile avec les systèmes de santé provinciaux : L’intégration avec Oracle Health (Cerner) suspend et reprend automatiquement les services en fonction du statut de l’hôpital, tandis que l’amélioration de l’intégration avec le Registre provincial des usagers (RPC) garantit l’exactitude des données démographiques et réduit les erreurs de saisie manuelle. Ces intégrations permettent la mise à jour en temps réel des plans et des calendriers de soins.

Accès mobile pour une visualisation des données en temps réel : Le personnel peut accéder instantanément et mettre à jour sur le pouce les plans de soins, les protocoles de risque et les évaluations cliniques. Cela a permis d’éliminer les classeurs papier, le besoin de se déplacer vers un lieu physique pour récupérer les classeurs et les remettre. Les équipes peuvent ainsi offrir des soins plus cohérents et mieux coordonnés.

Planification optimisée pour une efficacité accrue du personnel : La planification automatisée améliore la répartition des quarts de travail et l’utilisation des ressources. Ceci réduit la charge administrative et aide les coordonnateurs à gérer plus efficacement leurs équipes.

Informations basées sur des données pour la planification du système : Grâce à des outils de création de rapports robustes, Santé Î.-P.-É. peut analyser les tendances, transmettre des données normalisées à l’ICIS et appuyer la planification à long terme ainsi que l’analyse comparative de ses programmes de soins à domicile.

Évaluations standardisées pour une meilleure planification des soins : L’intégration directe avec interRAI HC et interRAI CA garantit des plans de soins cohérents et des évaluations fondées sur des données probantes, tout en réduisant les tâches manuelles.

Évaluation de l’impact du passage à AlayaCare pour Santé Î.-P.-É.

Pour évaluer l’impact de la transition de Santé Î.-P.-É. vers AlayaCare, une analyse de valeur a été complétée. Elle combine les perspectives tirées d’entrevues avec les parties prenantes, les commentaires du personnel de première ligne et les données venant du système infonuagique d’AlayaCare sur une période de 24 mois. Des améliorations chiffrées ont été observées en matière de prestation des soins, de résultats pour les clients, d’efficacité de la main-d’œuvre, d’expérience du personnel et de visibilité des données.

Amélioration de la prestation des soins et des résultats pour les usagers

Le déploiement de la solution Gestion des cas et l’outil d’évaluation clinique (interRAI HC) d’AlayaCare Infonuagique a permis d’élaborer des plans de soins plus cohérents et fondés sur des données probantes. Le suivi et le partage en temps réel de ces résultats réduisent les risques pour les usagers et éliminent les soumissions manuelles. Grâce à cela, Santé Î.-P.-É. est désormais en mesure de soumettre automatiquement des données normalisées à l’ICIS, ce qui renforce l’analyse comparative et permet une planification à long terme des besoins.

Principaux résultats :

Plans de soins standardisés : 100 % des usagers éligibles bénéficient désormais de plans de soins multidisciplinaires, dont 95 % des éléments sont tirés d’une bibliothèque standardisée, permettant d’assurer des soins équitables et cohérents.
Amélioration des mises à jour des plans de soins : 98 % des dossiers ont été examinés et modifiés au cours de l’année écoulée (comparativement à un cycle de deux ans auparavant). Une meilleure visibilité et une automatisation des rappels, combinées à un flux de travail simplifié, ont permis de faciliter la régularité des examens et d’obtenir des plans de soins alignés, personnalisés et adaptés à l’évolution des besoins des usagers.
Accès élargi aux soins – Le nombre total de usagers desservis s’est amplifié de 15 % sur deux ans. Les soins à domicile aigus, épisodiques et de court terme ont connu une hausse significative de 59 %.
Une plus grande portée des services – 12 % d’augmentation du nombre d’usagers âgés de plus de 75 ans ont été pris en charge, rendant ainsi les services de soins à domicile plus inclusifs en termes d’âge.
Une meilleure visibilité sur l’état des listes d’attente – Le suivi des données a permis une planification plus efficace des services, réduisant ainsi les goulots d’étranglement dans la prestation des soins.

« Grâce à AlayaCare, je dispose de tout ce dont j’ai besoin sur mon ordinateur portable ou mon téléphone. Je peux documenter ma visite et soumettre des formulaires immédiatement. Je n’ai pas besoin de retourner au bureau ou de trouver un ordinateur de bureau. Cette flexibilité change la donne ».

– Deina Perry, physiothérapeute à domicile, Santé Î.-P.-É.

Amélioration de l’efficacité du personnel

La planification en temps réel, l’accès mobile aux données cliniques, les tableaux de bord intégrés et une connexion directe à Oracle Health (Cerner) ont transformé l’activité quotidienne de Santé Î.-P.-É. Auparavant, la planification sur papier prenait un temps considérable. Désormais, les processus automatisés, avec des mises à jour en temps réel, réduisent les frais administratifs et permettent aux équipes de soins de se concentrer sur les services de proximités auprès des usagers.

Principaux résultats :

Meilleure efficacité en matière de planification des horaires : la productivité a augmenté de 18 % et le nombre de dossiers pris en charge a connu une hausse de 13 %.
Augmentation significative du nombre d’évaluations : les évaluations des besoins en soins complétées, mensuelles comme annuelles, sont en hausse de 216 % après le remplacement de SAST par l’outil d’évaluation interRAI HC d’AlayaCare3.
Réduction de la charge administrative : l’accès aux données en temps réel élimine la nécessité de reproduire manuellement les horaires. De plus, les chefs d’équipe bénéficient désormais d’une meilleure visibilité pour une planification plus proactive des effectifs.
Optimisation de la dotation en personnel et continuité des soins : l’intégration avec Oracle Health (Cerner) fournit des messages ADT (admission, départ, transfert) en temps réel, annulant automatiquement les visites à domicile lorsqu’un usager est hospitalisé. Les équipes bénéficient d’une visibilité immédiate, réaffectent le personnel plus rapidement et évitent les visites manquées ou les doublons, ce qui réduit les retards dans la planification des horaires et les déplacements.

« La planification des effectifs en temps réel est extrêmement utile. Grâce à l’intégration avec Cerner (Oracle Health), toute notre équipe peut rapidement voir si un usager est à l’hôpital ou en séjour temporaire dans un établissement. Cela nous évite de passer des heures au téléphone pour localiser les usagers ».

– Joanne McLaughlin, infirmière autorisée et évaluatrice interRAI, Santé Î.-P.-É.

Amélioration de l’expérience du personnel

Le passage à la plateforme AlayaCare a amélioré la satisfaction au travail en réduisant les tâches administratives et en fournissant aux équipes de soins l’informations nécessaires en temps réel. Le personnel de soins à domicile peut désormais consacrer davantage de temps aux activités cliniques plutôt qu’à gérer les horaires ou à naviguer entre plusieurs systèmes.

Principaux résultats :

Réduction des tâches administratives – Les infirmières chefs d’équipe consacraient auparavant jusqu’à 50 % de leur temps sur des tâches administratives manuelles; la planification et la documentation automatisées ont considérablement réduit cette charge.
Meilleure conciliation travail-famille – Une planification plus structurée a contribué à réduire le stress et l’épuisement professionnel.
Continuité des soins et confiance – L’accès instantané à des plans de soins à jour, aux profils de risque des usagers et aux protocoles d’urgence permet aux équipes de rester informées et préparées.
Un plus grand nombre de cas traités par les équipes de soins : hausse de 5 % du nombre de prise en charge par soignant.

Amélioration de la visibilité des données

Avant cette transformation, l’équipe de soins à domicile de la province ne disposait pas de système centralisé pour la production de rapports et d’analyses. Grâce à son intégration avec Oracle Health (Cerner), AlayaCare fournit un écosystème de données en temps réel qui améliore les prévisions, la coordination des soins et la planification, à une échelle provinciale.

Principaux résultats :

Intégration en temps réel des soins hospitaliers et à domicile – Le suivi automatisé des mouvements des usagers alerte immédiatement les équipes de soins des admissions à l’hôpital, des visites aux urgences et des départs, ce qui permet d’éviter les interruptions de service. L’Île-du-Prince-Édouard est la première province à réaliser cette intégration à une échelle provinciale.
Meilleure visibilité – L’accès aux données en temps réel permet d’adapter les soins de manière proactive, ce qui permet aux équipes d’anticiper les besoins, de réduire les visites inutiles et d’améliorer la continuité des soins.
Meilleure planification du système – La collecte de données normalisées facilite les décisions de financement, identifie les populations mal desservies et oriente la mise en place de nouveaux programmes, notamment l’initiative provinciale de soins à domicile en français.
Soumission intégrée des données : première juridiction canadienne à soumettre en temps réel les métadonnées interRAI HC au SIIR de l’ICIS directement à partir de son système de soins à domicile.

Conclusion

Le passage de Santé Î.-P.-É. à AlayaCare a modernisé les services de soins à domicile dans toute l’Île-du-Prince-Édouard, améliorant la prestation des soins, les résultats pour les usagers, ’efficacité du personnel et la visibilité des données. En remplaçant des outils d’évaluation obsolètes par un outil interRAI, en adoptant un système numérique de gestion des dossiers et en s’intégrant aux systèmes de santé provinciaux, Santé Î.-P.-É. a adopté une approche plus unifiée et coordonnée, fondée sur des données.

Cette transformation met en évidence l’impact des solutions numériques sur l’efficacité des opérations de soins à domicile, l’amélioration des soins aux usagers et le soutien à la planification du système à long terme. L’approche de Santé Î.-P.-É. sert désormais de modèle à d’autres provinces qui cherchent à améliorer les soins à domicile via une modernisation technologique.

This transformation highlights the impact of digital solutions in streamlining home care operations, improving client care, and supporting long-term system planning. Health PEI’s approach serves as a model for other provinces looking to enhance home care through technology-driven modernization.

Annexe

Stratégie de mise en œuvre

Santé Î.-P.-É. a lancé un processus structuré d’approvisionnement et de déploiement, en collaboration avec la société de conseil Davis Pier, dans le but d’identifier un système de gestion des cas capable d’intégrer facilement les évaluations interRAI, d’optimiser la coordination des soins et de s’aligner sur les objectifs provinciaux en matière de soins de santé.

Le processus d’approvisionnement et de sélection s’est déroulé en plusieurs étapes :

2018 : Santé Î.-P.-É. obtient un financement fédéral pour moderniser les soins à domicile dans le cadre de l’Accord pancanadien sur la santé5.
2019 : Le déploiement d’interRAI devient une priorité pour améliorer l’accès aux services de soins à domicile et communautaires6.
2020 : Santé Î.-P.-É. publie une demande de renseignements (DR) et une demande de propositions (DDP) afin d’étudier les solutions de gestion des cas compatibles avec interRAI7.
2021 : AlayaCare est sélectionné comme fournisseur de choix pendant la pandémie mondiale de COVID-198.
2022 : Après une implémentation de 10 mois, les évaluations interRAI sur AlayaCare sont disponibles en mai, rationalisant plus de 100 000 soumissions d’évaluations individuelles et modernisant les services de soins à domicile dans toute l’Île-du-Prince-Édouard.

Méthodologie

Afin d’évaluer l’impact du passage à interRAI HC et AlayaCare, Santé Î.-P.-É. a mené une évaluation structurée pour mesurer les améliorations apportées à la prestation des soins, aux résultats pour les usagers, à l’efficacité du personnel et à la visibilité des données. Cette étude de cas intègre les observations qualitatives des principales parties prenantes et les données quantitatives sur les performances, en analysant les changements survenus au cours des 24 mois suivant le déploiement.

Méthodologie

Entrevues avec les parties prenantes – Échanges avec les dirigeants et les chefs de projet afin de comprendre les facteurs stratégiques et les résultats attendus de la transformation.
Informations provenant des utilisateurs – Résumés provenant du personnel de soins de première ligne et des utilisateurs du système afin d’identifier les principaux domaines d’intérêt opérationnel.
Définition des indicateurs d’impact – Mise en place d’indicateurs de comparaison pour mesurer les améliorations en matière d’efficacité, de coordination des soins et de résultats pour les usagers.
Analyse des données du système – Atelier d’une journée complète visant à extraire les données de la plateforme AlayaCare, à mesurer l’efficacité de la planification, les volumes d’évaluation et la productivité du personnel.