Politique de confidentialité d'AlayaCare

À compter du 1er janvier 2023

Mise à jour au 24 août 2026

Les politiques de confidentialité d’AlayaCare définissent les principaux aspects de notre approche en matière de confidentialité et de sécurité des données et autres informations qui nous sont confiées : 

• par nos clients dans le cadre de leur accès et de leur utilisation de la plateforme de dossier médical électronique AlayaCare, y compris ses applications mobiles associées et autres services en ligne, par exemple nos portails destinés aux familles et aux patients (collectivement dénommés les « Services »),  
• par nos partenaires commerciaux et certains prestataires tiers qui nous fournissent des services essentiels ; et 
• par toutes les autres personnes, y compris les clients potentiels, celles qui recherchent des informations ou nous contactent via notre site web, ainsi que les utilisateurs de nos logiciels autres que nos clients professionnels, notamment les prestataires de soins et les sous-traitants qui travaillent avec nos clients.

Compte tenu de l’évolution des lois et des pratiques en matière de protection de la vie privée, nous pouvons être amenés à modifier la présente Politique de temps à autre. Bien que nous nous efforcions de vous informer de ces modifications dans un délai raisonnable, nous nous réservons le droit de procéder à de telles modifications sans préavis lorsque cela s’avère nécessaire (par exemple, en cas de changements législatifs).En ce qui concerne nos clients, nous nous efforcerons de leur communiquer toute modification et mise à jour conformément aux dispositions de nos contrats, ainsi que par le biais des canaux de communication disponibles sur notre plateforme logicielle.

Pour toute question, demande ou préoccupation concernant la confidentialité, vous pouvez nous contacter à tout moment à l’adresse [email protected] ; nous vous répondrons dans les 24 heures. 

Nos politiques de confidentialité expliquent quelles données à caractère personnel (voir notre glossaire pour les définitions et explications des termes clés) nous collectons, pourquoi nous les collectons, comment nous les utilisons et comment nous appliquons les consignes relatives à la protection et à la gestion de ces informations. En ce qui concerne les données de santé et autres informations qui nous sont fournies par le biais de nos Services, nous avons conclu avec nos clients des contrats (Accords de prestataire) comportant des dispositions spécifiques relatives à l’utilisation de ces informations dans le cadre de la prestation de soins à domicile et de services de santé à domicile. La présente Politique de confidentialité complète les dispositions spécifiques de ces Contrats de prestataires ; toutefois, en cas de conflit, le Contrat de prestataire prévaudra. En outre, nous concluons des accords de partenariat commercial (BAA) avec nos clients aux États-Unis conformément à la loi HIPAA. 

Politique de confidentialité de la plateforme SaaS d’AlayaCare – à l’attention de nos clients 

Présentation générale 

Cette section de notre Politique de confidentialité décrit la manière dont nous collectons, recevons, utilisons, stockons, partageons, transférons et traitons les Données client pour le compte de nos clients dans le cadre de nos Services.  

Nous traitons les données des clients sous la direction et le contrôle de ces derniers. Nous ne détenons aucun droit de propriété sur les données à caractère personnel que nous traitons pour le compte de nos clients, et n’exerçons aucun contrôle sur leur origine ou leur validité. Nous ne sollicitons ni n’entretenons de relations directes avec les personnes dont nous conservons les données à caractère personnel dans les bases de données clients que nous hébergeons et gérons dans le cadre des services que nous fournissons à nos clients. Par conséquent, nous ne sollicitons ni ne recueillons directement de consentements ou d’instructions concernant l’accès, la rectification, la mise à jour ou la suppression de données à caractère personnel ; ces demandes doivent être adressées directement à nos clients. Nous respecterons et mettrons en œuvre toutes les instructions qu’ils nous fourniront concernant les données à caractère personnel conservées dans nos bases de données.  

Il incombe à nos clients de se conformer à toute réglementation ou loi exigeant de fournir une notification, de divulguer des informations et/ou d’obtenir un consentement avant de transférer les données à caractère personnel à AlayaCare et à sa plateforme logicielle.  

Si vous êtes un professionnel des soins à domicile et que vous avez des questions concernant des informations personnelles ou médicales, qu’il s’agisse des vôtres ou de celles d’un client, veuillez vous adresser à votre organisme de soins à domicile. 

Protection des données à caractère personnel et des informations relatives à la santé 

AlayaCare est un fournisseur de solutions hébergées de dossiers médicaux électroniques destinées à ses clients, qui sont des professionnels de santé soumis aux lois et réglementations régissant l’utilisation et la divulgation des informations médicales protégées (ou PHI). Au Canada, ce sont les lois provinciales qui régissent le traitement des PHI (voir Tableau 1 : Lois applicables en matière de confidentialité).  Aux États-Unis, les lois HIPAA et HITECH, ainsi que les règlements adoptés en vertu de ces lois et les lois étatiques similaires (lorsque celles-ci sont plus strictes que la loi HIPAA), régissent le traitement des PHI aux États-Unis. Les prestataires de soins de santé sont considérés comme des « entités couvertes » au sens de la loi HIPAA et sont soumis à ses règles concernant les PHI. AlayaCare, mandatée par ses clients pour accéder aux RPS et les gérer, est considérée comme un « partenaire commercial » au sens de la loi HIPAA ; un accord de partenariat commercial (BAA) est donc requis entre AlayaCare et l’entité couverte. Notre modèle standard de BAA est disponible ici.

Bien que la terminologie diffère au Canada (de nombreuses provinces utilisent le terme « dépositaire » à la place de « entité concernée ») et qu’il n’existe pas d’équivalent au « partenaire commercial » ou à l’« accord de partenariat commercial » (BAA), AlayaCare applique les mêmes normes et pratiques rigoureuses pour garantir la confidentialité, l’intégrité et l’accessibilité des informations médicales protégées (PHI) dans toutes les juridictions. 

Sécurité, menaces et notification des violations de données 

La plateforme logicielle d’AlayaCare et les Services que nous fournissons sont dotés de mesures de sécurité physiques, administratives et techniques destinées à protéger contre la perte, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé et l’altération des données et des Informations personnelles placées sous notre contrôle direct.  Lorsque l’accès aux services s’effectue à l’aide d’un navigateur moderne, la technologie Secure Socket Layer (SSL) protège les informations grâce à l’authentification du serveur et au chiffrement des données, afin de garantir que celles-ci sont sûres, sécurisées et accessibles uniquement à chaque client concerné. AlayaCare met également en œuvre une méthodologie de sécurité reposant sur des données dynamiques et des identifiants de session cryptés, et héberge le Service dans un environnement serveur sécurisé qui utilise des pare-feu et d’autres technologies de pointe pour empêcher toute interférence ou tout accès par des intrus extérieurs. Des identifiants et mots de passe uniques sont également requis et doivent être saisis à chaque fois qu’un client se connecte au Service. Nous nous engageons à former notre personnel à la protection des informations personnelles et à l’importance du respect de la législation applicable en matière de confidentialité ainsi que des politiques de l’entreprise. Tous les employés et prestataires sont tenus de signer des accords de confidentialité.  

Ces mesures de sécurité contribuent à empêcher tout accès non autorisé, à préserver l’exactitude des données et à garantir une utilisation appropriée des informations personnelles ; toutefois, il est important de garder à l’esprit qu’aucun système ne peut garantir une sécurité à 100 % en toutes circonstances. Si nous détectons une menace pour la sécurité ou une faille de sécurité, nous pouvons tenter de contacter nos clients afin de leur recommander des mesures de protection. De plus, les incidents liés à un traitement non autorisé, présumé ou avéré, des données à caractère personnel sont systématiquement signalés à l’équipe juridique et de conformité d’AlayaCare, qui est chargée de déterminer les procédures d’escalade et d’intervention, en fonction de la gravité et de la nature de l’incident. Les incidents impliquant un traitement non autorisé de données de santé protégées (PHI) ou équivalentes seront régis par la législation applicable (et par un accord de confidentialité et d’assistance [BAA], le cas échéant). Si AlayaCare constate que des données à caractère personnel ont fait l’objet d’un détournement ou ont été obtenues de manière illicite, elle en informera sans délai chaque client concerné. 

Pour nos clients qui s’abonnent à des technologies embarquées ou à des services connectés, ou qui en acquièrent une licence, il est important de noter que les tiers qui fournissent ces services peuvent avoir mis en place des procédures de protection des données à caractère personnel différentes des normes mises en œuvre par AlayaCare. AlayaCare ne saurait être tenue responsable de leurs politiques ni de leur respect, que nous ayons ou non intégré leurs solutions à nos services et/ou mis celles-ci à votre disposition. 

Conservation et suppression 

AlayaCare conservera les données à caractère personnel : dans la mesure où cela est nécessaire aux fins décrites dans la présente politique ; 

• dans la mesure nécessaire à la gestion et à l’administration des Services ;  

• dans la mesure nécessaire à l’exécution de toute obligation légale (par exemple, les conservations légales et autres procédures judiciaires) ;  
• pour régler un litige (y compris l’exécution d’un contrat) ; ou, 
• tel qu’il a été expressément communiqué au client au moment de l’enlèvement.  

Tant que le compte d’un client restera actif, puis jusqu’à l’expiration de tous les délais de conservation applicables, nous conserverons toutes les données à caractère personnel de manière à garantir qu’elles ne puissent être ni reconstituées ni lues. À l’issue de ces délais, s’il ne nous est pas possible de supprimer ou de détruire ces données à caractère personnel conservées, nous continuerons à appliquer les mêmes mesures de protection et de sécurité que celles décrites dans la présente Politique et dans les politiques subordonnées associées, tant qu’elles ne pourront pas être détruites.  

Collecte et utilisations autorisées des données à caractère personnel 

AlayaCare peut collecter des données à caractère personnel auprès de ses clients ou des utilisateurs finaux de ces derniers, soit directement via l’utilisation de sa plateforme logicielle, soit par le biais d’autres interfaces avec des prestataires de soins de santé agréés, y compris, sans s’y limiter, les données à caractère personnel suivantes : 

• Informations démographiques sur les patients 
• Antécédents médicaux du patient 
• Données issues de la télésurveillance des patients 
• Rapports rédigés par les collaborateurs de nos clients lors d’interventions de soins auprès de leurs patients 
• Données relatives au temps de travail et à la présence (y compris la géolocalisation) liées aux visites auprès des patients 
• Nous pouvons également collecter des informations système afin de diagnostiquer et de corriger des problèmes logiciels. Ces informations peuvent être associées aux données à caractère personnel contenues dans le compte d’un client ; elles peuvent donc être considérées comme des données à caractère personnel. 

AlayaCare n’utilise ni ne divulgue les données à caractère personnel à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf avec le consentement de ses clients (y compris le consentement contractuel) ou lorsque la loi l’exige. 

AlayaCare utilisera les données personnelles dans la mesure nécessaire pour optimiser les Services que nous fournissons à nos Clients, pour proposer des mises à jour des Services et pour assurer des services d’assistance et de maintenance. Nous pouvons également utiliser des données d’utilisation agrégées à des fins statistiques, par exemple pour indiquer le trafic total transitant par l’un de nos serveurs. Nous pouvons également utiliser ces données d’utilisation pour évaluer et améliorer les caractéristiques et fonctionnalités de nos Services. 

Partage et divulgation. EN AUCUN CAS, ALAYACARE NE VENDRA NI NE LOCERA DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL À DES TIERS. AlayaCare ne partagera les données à caractère personnel qu’avec les entités suivantes : 

• Les prestataires de services qui facilitent la fourniture de nos Services, fournissent tout ou partie des Services pour notre compte ou nous aident à améliorer les Services (par exemple, les prestataires de stockage de données, d’analyse Web, de cartographie et de maintenance). Ces prestataires de services n’ont accès aux Informations personnelles que dans le but d’accomplir ces tâches pour notre compte ; et 
• Les forces de l’ordre, les organismes gouvernementaux ou d’autres autorités judiciaires (i) en réponse à leur demande ; (ii) lorsque la loi l’autorise ou l’exige ; (iii) afin de démontrer notre conformité aux lois, règles, réglementations ou directives applicables ; ou (iv) afin d’établir, de protéger ou d’exercer nos droits légaux, ou de nous défendre contre des actions ou des réclamations en justice. 
• Toute autre personne à qui vous autorisez la divulgation dans le cadre de votre utilisation des Applications. 
• Nous pouvons également partager avec des tiers certaines informations agrégées à caractère non personnel concernant nos utilisateurs. 

Localisation des données 

Sauf indication contraire, AlayaCare héberge la base de données de production de chaque client dans le pays de résidence de ce dernier. AlayaCare peut fournir certains services d’assistance depuis son siège social au Canada ; dans ce cas, AlayaCare peut accéder aux données d’un client depuis le Canada à des fins telles que, par exemple : répondre à des demandes d’assistance ; résoudre des problèmes logiciels ; ou fournir à un client des services qui ne peuvent être effectués que sur le « back-end » de notre plateforme logicielle (par exemple, corriger des erreurs dans certaines données client, ajouter ou supprimer des données d’un client en cas d’achat, de vente ou de changement de direction, ou effectuer des tests de simulation de nos plans de reprise après sinistre). Vous trouverez ici de plus amples informations sur la localisation des données.

Politique générale de confidentialité d’AlayaCare – Interaction avec alayacare.com 

Outre les utilisations mentionnées ailleurs dans la présente Politique de confidentialité, nous pouvons utiliser vos données personnelles pour : 

• améliorer votre expérience de navigation en personnalisant les sites Web et optimiser le service d’abonnement ; 
• vous envoyer, par courrier postal, par e-mail ou par tout autre moyen, des informations susceptibles de vous intéresser, ainsi que des communications commerciales relatives à notre activité ; 
• vous faire connaître nos services et vous transmettre des contenus promotionnels et informatifs, conformément à vos préférences en matière de communication ; 
• fournir à d’autres entreprises des informations statistiques sur nos utilisateurs — mais ces informations ne seront pas utilisées pour identifier un utilisateur en particulier et ne seront communiquées que sous forme agrégée et anonymisée ; 
• vous contacter au sujet de la facturation, de la gestion de votre compte et d’autres questions administratives ; 
• vous envoyer des informations concernant les modifications apportées à nos Conditions générales d’utilisation, à notre Politique de confidentialité (y compris la Politique relative aux cookies) ou à d’autres accords juridiques ; 
• enquêter sur les problèmes de sécurité et les abus, et contribuer à les prévenir ; et 
• respecter les exigences légales. 

Il peut nous arriver, de temps à autre, de vous contacter pour le compte de partenaires commerciaux externes afin de vous présenter une offre spécifique susceptible de vous intéresser. Dans ces cas-là, nous ne transmettons pas vos données personnelles à ces tiers. 

Nous utilisons les informations de navigation pour assurer le bon fonctionnement et améliorer les sites Web, ainsi que pour vous offrir une meilleure expérience lorsque vous interagissez avec AlayaCare Software. Les informations de navigation, telles que l’adresse IP, sont utilisées pour estimer votre localisation. 

Vous pouvez désactiver la collecte et l’utilisation de vos données de localisation via les paramètres de votre navigateur, de votre système d’exploitation ou de votre appareil. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement concernant les données de localisation en nous envoyant un e-mail à l’adresse [email protected]. 

Nous pouvons recevoir des coordonnées professionnelles, votre profil professionnel et des informations professionnelles connexes vous concernant de la part de fournisseurs tiers de données commerciales. Nous utilisons ces informations, qu’elles proviennent directement de vous ou de ces fournisseurs tiers de données professionnelles, pour (i) identifier et contacter nos clients professionnels actuels et potentiels, (ii) vous envoyer des communications marketing concernant nos produits et services, (iii) personnaliser nos communications et améliorer leur pertinence, et (iv) mesurer l’efficacité de nos campagnes marketing. Pour ne plus recevoir nos communications marketing, vous pouvez nous contacter à l’adresse [email protected] ou suivre les instructions de désabonnement figurant dans nos e-mails.  

Témoignages et commentaires des clients 

Nous publions des témoignages et des commentaires de clients sur nos sites Web, qui peuvent contenir des données à caractère personnel. Nous obtenons le consentement de chaque client par e-mail avant de publier son nom et son témoignage.

Lorsque vous naviguez sur le site web d’AlayaCare, des cookies publicitaires sont installés sur votre ordinateur afin de nous permettre de mieux cerner vos centres d’intérêt. Notre partenaire publicitaire nous permet ensuite de vous proposer des publicités de reciblage sur d’autres sites, en fonction de vos interactions précédentes avec AlayaCare. Les techniques utilisées par nos partenaires ne permettent pas de collecter des informations personnelles telles que votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse postale ou votre numéro de téléphone.  

Glossaire des termes 

Données à caractère personnel. Les informations utilisées par une autorité publique, un établissement financier ou un assureur pour distinguer une personne d’autres individus (par exemple, le numéro d’assurance sociale, le numéro de sécurité sociale, les informations relatives à une carte de crédit ou le numéro de police d’assurance) sont considérées comme privées.  Ces informations peuvent servir à identifier une personne (par exemple, un membre du personnel d’un établissement de santé ou un résident d’un établissement de santé). Certaines informations peuvent être utilisées pour contacter directement une personne (par exemple, une adresse e-mail, une adresse postale ou un numéro de téléphone fixe).  Selon la juridiction, les identifiants susmentionnés sont considérés comme des « informations personnelles » (« PI »), des « informations permettant l’identification personnelle » (« PII »), des « informations personnelles sensibles » (« SPI ») ou un terme similaire, et relèvent de la vie privée. Les coordonnées professionnelles et le titre professionnel d’une personne sont généralement exemptés des lois sur la protection de la vie privée.  Les informations relatives à la santé d’une personne, y compris les informations d’assurance et de facturation, sont également considérées – selon la juridiction – comme des IP, des informations de santé personnelles (« PHI »), des informations de santé protégées (également appelées « PHI »), « informations de santé identifiables individuellement » (« IIHI ») ou un terme similaire, et sont également de nature privée. Au Canada et aux États-Unis, les lois qui régissent principalement la manière dont nous traitons les IP, les PII, les SPI, les PHI et les IIHI que vous nous fournissez sont répertoriées dans le tableau « Lois applicables en matière de protection de la vie privée ».   

Les « Services connectés » désignent certaines fonctions logicielles spécifiques ou certains services associés fournis par un éditeur de logiciels tiers ou un fournisseur de systèmes d’information, auxquels AlayaCare donne accès via la plateforme AlayaCare et qu’elle rend interopérables avec celle-ci.  

On entend par « Données clients » les dossiers médicaux électroniques des clients et des utilisateurs des clients d’AlayaCare, ainsi que toute autre information susceptible d’être considérée comme une donnée à caractère personnel au sens de la législation applicable.  

Les « technologies intégrées » désignent certaines fonctions logicielles spécifiques ou certains services associés fournis par un éditeur de logiciels tiers ou un fournisseur de systèmes d’information, qu’AlayaCare intègre à sa propre plateforme logicielle et met à la disposition de ses clients dans le cadre d’un abonnement. 

Législation applicable en matière de protection de la vie privée

Remarque : lorsque la législation d’un État américain offre une protection plus étendue des informations médicales protégées (PHI) que la loi HIPAA, c’est cette législation qui s’applique. Lorsqu’elle offre une protection moins étendue, c’est la loi HIPAA qui s’applique.