Bien Chez Soi :  une efficacité accrue grâce à l’Optimiseur de visites d’AlayaCare 

Bilan 

Bien Chez Soi a adopté l’outil Optimiseur de visites d’AlayaCare pour moderniser ses processus organisationnels et opérationnels. L’outil Optimiseur de visites a pallié les insuffisances critiques en proposant des fonctions de planification avancées, des informations en temps réel sur la disponibilité des soignants et en réduisant le fardeau administratif traditionnel.  

Son partenariat avec AlayaCare a permis de réaliser :   

• Une croissance de 10 % du nombre de visites dans les 96 premiers jours suivant la mise en œuvre de l’initiative.   
• Une diminution de 42 % des visites vacantes (visites sans personnel assigné).  
• Une amélioration de 68 % de l’efficacité relative à la planification : la charge de travail du planificateur de Bien Chez Soi a été ramenée de 84 à 30 heures par semaine.  
• Une augmentation de 25 % du nombre moyen d’heures de travail des prestataires par jour ouvrable.   
• Une augmentation de 6 % de la continuité des soins prodigués aux usagers nécessitant peu d’heures de service.  

L’entreprise 

Bien Chez Soi est un leader québécois du secteur du soutien à domicile, proposant un accompagnement personnalisé allant de la garde d’enfants à la prise en charge de personnes en perte d’autonomie. Fondée en 2008 pour pallier le manque de services de soutien à domicile dans la province, l’organisation est aujourd’hui au service de plus de 5 000 familles grâce à un réseau de plus de 50 communautés desservies et de 1 500 « Bienveillants » (préposé d’aide à domicile).   

La mission de l’organisation : permettre à chacun de s’épanouir dans le confort de son domicile, en apportant un soutien bienveillant et empathique. Elle s’engage à promouvoir des relations à long terme entre le personnel soignant et les usagers, en assurant cohérence et confiance dans chaque interaction. 

Les occasions 

Bien Chez Soi a eu, en cours de route, maintes possibilités de rationaliser ses activités afin de répondre à la demande croissante de services de soutien à domicile. Ces occasions ont souligné la nécessité de disposer de systèmes et de processus efficaces pour garantir l’excellence continue de la prestation de services.   

La franchise de Saint-Hyacinthe a été choisie pour son nombre élevé de courtes visites à domicile financées par le système de santé local. Ce nombre élevé de visites de courte durée obligeait le prestataire à se déplacer plusieurs fois par jour pour effectuer toutes les visites prévues.  

Occasion 1 : Connexion des systèmes de gestion des 

Bien Chez Soi dépendait essentiellement sur des processus manuels pour coordonner les services, y compris des supports papier et des outils de planification reposant sur des feuilles de calcul. Cette approche plus traditionnelle et fragmentée a été source d’inefficacités qui ont accru la charge de travail administratif. Cette situation a également empêché la gestion efficace de la disponibilité des prestataires et du temps de déplacement. Faute de méthode plus sophistiquée, certaines franchises de Bien Chez Soi ont dû lutter pour se développer tout en atteignant leurs objectifs opérationnels et en veillant à la satisfaction des usagers.   

Bien Chez Soi a constaté la nécessité d’intégrer des systèmes et de centraliser les opérations afin d’améliorer l’efficacité et la visibilité. 

Occasion 2 : Réduction de la pénurie de personnel et de l’épuisement professionnel  

Bien Chez Soi fait appel à des prestataires, qui ont souvent déjà travaillé dans le système public. Les horaires instables, le nombre excessif d’heures supplémentaires et la charge émotionnelle liée à la prestation de soins dans des circonstances difficiles peuvent conduire ces travailleurs à l’épuisement professionnel.   

L’imprévisibilité des mandats signifie que le personnel soignant est souvent surmené ou sous-utilisé, ce qui entraîne une insatisfaction et un roulement du personnel. Les défis logistiques relatifs à la planification et à l’affectation du personnel soignant ont accentué ces problèmes, laissant des quarts de travail vacants et créant des tensions tant pour le personnel que pour les usagers.  

En améliorant la stabilité et l’efficacité des horaires, Bien Chez Soi a saisi l’occasion d’améliorer ses relations avec son personnel, de lutter contre l’épuisement professionnel et d’améliorer la fidélisation des employés.   

Occasion 3 : Gestion plus efficace des ressources

Plusieurs franchises ont dû composer avec une planification inefficace des horaires, des visites trop courtes, des taux élevés de « visites vacantes » ou une combinaison de ces problèmes.  

Les visites de courte durée sont dispendieuses lorsque les trajets entre chaque emplacement ne sont pas pris en compte ou qu’ils sont calculés manuellement. Planifier plusieurs visites de courte durée peut accroître le temps et les frais liés au déplacement. Une planification plus efficace et une optimisation des itinéraires ont pour but de déterminer les trajets des visites de manière à ce que les soignants puissent passer plus de temps avec les usagers que sur la route.   

Lorsque l’on gère un grand nombre d’employés à temps partiel et des visites de courte durée, il est essentiel d’optimiser les horaires du personnel soignant en prévoyant des périodes de visite d’au moins 3 heures 1. Autrement, les frais généraux de prestation de soins augmentent pour l’organisation.  

Les visites vacantes représentent un autre défi de planification. Une visite vacante désigne un rendez-vous prévu qui n’est pas attribué à un soignant ou qui n’est pas respecté; par exemple, un usager a besoin d’un service, mais n’en bénéficie pas en raison de conflits d’horaire. Les visites vacantes se produisent lorsqu’il y a un décalage entre la disponibilité du personnel et les besoins du client. La diminution du nombre de visites vacantes est indispensable au maintien de la continuité des services, à la satisfaction des usagers et à l’efficacité opérationnelle.   

Bien Chez Soi a constaté que, pour certaines franchises, la gestion des visites de courte durée, des horaires variables et des visites vacantes entraînait des coûts administratifs importants. L’organisation devait optimiser la répartition des ressources et assurer la rentabilité tout en maintenant un service de qualité.  

La solution 

Pour remédier à ces problèmes, Bien Chez Soi a reconnu la nécessité d’incorporer des solutions numériques intégrées et a choisi l’outil Optimiseur de visites d’AlayaCare. Elle a lancé un projet pilote avec sa franchise de Saint-Hyacinthe. Cet outil sophistiqué a été conçu pour résoudre les problèmes de planification des services de soutien à domicile, tout en améliorant l’efficacité et la satisfaction du personnel soignant. L’outil Optimiseur de visites d’AlayaCare analyse les horaires des prestataires, leurs compétences et leur localisation pour s’assurer que le meilleur prestataire est attribué à chaque usager.   

La franchise de Saint-Hyacinthe a été judicieusement sélectionnée en raison de son taux élevé de vacances et de ses visites plus brèves que la moyenne, offrant ainsi un cadre idéal pour tester l’efficacité d’Optimiseur de visites en matière de rationalisation des opérations, d’amélioration de l’efficacité des horaires et d’amélioration de la prestation de services en général. 

Affectation efficace des soignants aux visites 

Optimiseur de visites associe et assigne les prestataires aux visites vacantes en fonction d’un certain nombre de paramètres prédéfinis, tels que les qualifications, la proximité et les horaires de travail quotidiens. Il optimise par ailleurs l’itinéraire en analysant les distances à parcourir et les conditions routières.   

Ainsi, il est possible de créer des itinéraires plus efficaces, de minimiser le temps de déplacement entre deux rendez-vous, de réduire les coûts opérationnels et de permettre aux prestataires de passer plus de temps avec l’usager. 

Amélioration des résultats pour les usagers 

L’organisation et les usagers y trouvent également leur compte. Optimiseur de visites permet de veiller à ce que les besoins des usagers en matière de soins soient satisfaits grâce à une meilleure continuité des soins. 

Cet outil permet également à Bien Chez Soi d’attribuer des charges de travail et des quarts de travail aux prestataires en fonction de leur disponibilité et de leurs qualifications, tout en assurant la continuité des soins – de sorte que les usagers reçoivent des services du personnel qui leur est familier, en qui ils ont confiance et avec lequel ils se sentent à l’aise. 

Réduction des délais de planification 

La planification des visites peut se révéler difficile et chronophage, mais Optimiseur de visites rationalise ce processus grâce à ses fonctions innovantes. En automatisant l’affectation du personnel, l’outil allège considérablement la charge administrative des planificateurs tout en améliorant l’efficacité de la main-d’œuvre. Plutôt que de consacrer leur temps à la recherche, à la mise en correspondance et à la négociation avec les prestataires pour combler les visites vacantes, les organisations peuvent compter sur les algorithmes avancés d’Optimiseur de visites pour jumeler les prestataires avec les patients sur la base de critères configurables – garantissant ainsi une meilleure adéquation et le maintien du continuum de soins.   

Par ailleurs, l’outil améliore les opérations commerciales en minimisant les efforts manuels et en limitant le recours aux conjectures, ce qui permet au personnel administratif de se concentrer sur les tâches prioritaires. En optimisant les itinéraires et en réduisant les frais kilométriques, Optimiseur de visites permet de maximiser le temps consacré aux soins directs aux usagers. 

Les résultats 

Bien Chez Soi a effectué une analyse minutieuse des résultats de juillet 2024, avant la mise en œuvre du nouvel outil, et d’octobre 2024, après la mise en œuvre. L’outil Optimiseur de visites d’AlayaCare a permis d’apporter des améliorations significatives sur le plan des fonctions administratives, du personnel soignant et du développement commercial, ce qui a permis à Bien Chez Soi de se positionner pour une croissance durable. 

1. Amélioration des fonctions administratives 

L’introduction d’Optimiseur de visites a permis de rationaliser les tâches administratives et d’améliorer l’efficacité de la main-d’œuvre. En automatisant les processus de planification et en fournissant un accès plus rapide aux disponibilités du personnel pour combler les visites vacantes et les confier à la bonne personne, Bien Chez Soi a amélioré l’efficacité et le professionnalisme de ses flux de travail administratifs. Ces améliorations ont permis à l’organisation de faire face à l’augmentation de la demande sans augmenter inutilement les frais généraux.  

Principaux résultats :  

• Réduction des visites vacantes : Une réduction de 42 % des visites vacantes a permis de mieux utiliser les ressources et d’améliorer la prestation de services. 
• Gain de temps : La planification des tâches qui nécessitait précédemment un effort manuel important a été réalisée 68 % plus rapidement, ce qui a permis au personnel de se concentrer sur des initiatives stratégiques. 
• Conciliation travail-famille pour les planificateurs : Auparavant, le planificateur travaillait 84 heures par semaine pour gérer la charge de travail. Grâce à Optimiseur de visites, deux planificateurs accomplissent désormais les mêmes tâches en 30 heures par semaine. 2 
• Réductions des coûts administratifs : Une économie d’environ 50 heures par semaine représente une économie annuelle de 65 000 $ au niveau de l’organisation.3 
• Amélioration de la continuité des soins : La continuité des soins a augmenté de 6 % pour les usagers exigeant de courtes heures de service, ce qui a permis d’établir des relations entre les soignants et les usagers. 

2. Améliorations pour les soignants 

La mise en œuvre d’Optimiseur de visites a considérablement amélioré l’expérience de travail quotidienne des soignants de Bien Chez Soi. En stabilisant les horaires et en optimisant les itinéraires, l’outil a permis de s’assurer que les prestataires se voient attribuer des visites à proximité et adaptées à leurs qualifications. Cette transformation a permis de relever des défis persistants liés à l’épuisement professionnel et à la satisfaction au travail, qui sont des facteurs clés de la fidélisation des employés.  

Principaux résultats : 

• Productivité accrue : Le nombre moyen d’heures de travail des prestataires est passé de 4,7 à 5,9 heures par jour, ce qui permet d’obtenir des revenus plus réguliers et de réduire les temps morts. 
• Stabilité des horaires : Les prestataires ont bénéficié d’horaires hebdomadaires, alors qu’ils ne recevaient auparavant des informations actualisées que deux jours avant la visite. La prévisibilité et la stabilité sont ainsi assurées, ce qui accroît la satisfaction des employés. 
• Réduction des heures supplémentaires : Une planification plus efficace a permis de mieux répartir les visites, ce qui a réduit le nombre d’heures supplémentaires et créé un meilleur équilibre travail-famille pour les prestataires. 
• Renforcement du professionnalisme : La rationalisation du processus de planification a renforcé la crédibilité de Bien Chez Soi et a favorisé un climat de confiance entre le personnel administratif et les soignants. 

3. Gains au niveau du développement commercial et meilleure compréhension des partenaires provinciaux 

Les gains d’efficacité opérationnelle apportés par Optimiseur de visites ont eu un effet direct et mesurable sur la croissance des activités de Bien Chez Soi. En optimisant la répartition des ressources et en améliorant la planification des visites, elle a renforcé ses partenariats et s’est positionnée en tant que prestataire de confiance pour ses usagers et ses partenaires d’orientation.   

Grâce à Optimiseur de visites, Bien Chez Soi dispose désormais des outils nécessaires pour accroître la collaboration et la transparence avec ses partenaires gouvernementaux. En exploitant plus efficacement les données opérationnelles, Bien Chez Soi a consolidé son rôle de partenaire de confiance dans l’écosystème de la santé québécois.

Principaux résultats :

• Amélioration des marges de prestation de soins : En limitant les heures de travail non facturables, Bien Chez Soi a pu répartir ses ressources de manière plus efficace, ce qui a directement amélioré ses résultats financiers grâce à des économies de 47 % sur la masse salariale totale du personnel soignant4 et de 32 % sur la masse salariale du personnel administratif5. 
• Amélioration des relations en matière d’orientation : Grâce à des mises à jour périodiques, les centres de santé communautaires partenaires ont démontré leur sérieux, faisant de Bien Chez Soi une solution de confiance en cas d’attribution de cas urgents et de nouvelles orientations. 
• Confiance dans les capacités : La possibilité de suivre et de gérer les heures de travail des prestataires de soins en temps réel a permis à l’organisation d’accepter de nouvelles demandes sans compromettre la qualité du service.  
• Amélioration des rapports : La production de rapports détaillés et rigoureux a amélioré la transparence, ce qui a facilité la communication avec les partenaires gouvernementaux et renforcé les relations entre les deux parties. 

En fournissant de meilleures connaissances et en favorisant les relations de confiance, Bien Chez Soi s’est assurée que ses services répondaient aux normes élevées exigées par ses partenaires provinciaux, sans pour autant cesser d’accroître ses activités. 

Favoriser l’excellence du soutien à domicile avec AlayaCare 

La collaboration avec AlayaCare a permis à Bien Chez Soi de pallier les inefficacités opérationnelles et d’atteindre une croissance durable. En adoptant Optimiseur de visites, Bien Chez Soi a pu accroître la qualité de ses services, réduire la charge administrative et renforcer les relations avec son personnel et ses partenaires d’orientation. Ce partenariat illustre parfaitement la capacité d’AlayaCare de donner aux prestataires de soins à domicile les outils nécessaires pour prodiguer un service de qualité exceptionnelle tout en favorisant l’efficacité et la croissance. 

Pour transformer vos opérations, réduire les inefficacités et favoriser une croissance durable, AlayaCare est là pour vous. Demandez une démonstration pour découvrir les possibilités qu’offre AlayaCare à votre organisation.  

1 Au Canada, la règle des trois heures oblige les employeurs à rémunérer leurs salariés pour une durée minimale de trois heures, au taux de rémunération habituel, lorsqu’ils sont appelés à travailler sur une courte période. Cette règle s’applique lorsque les employés sont appelés à travailler, même s’il n’y a rien à faire.  
2 Le propriétaire de la franchise a assumé les fonctions de planificateur et y a consacré plus de temps que ce que l’on attendrait d’un employé. Les 84 heures hebdomadaires auraient été autrement réparties entre 3 employés ETP.  
3 Le taux horaire moyen des planificateurs dans l’industrie est de 25 $/heure.  
4 Économies réalisées grâce à l’optimisation des heures facturables du personnel de terrain. Plusieurs ont reçu un salaire forfaitaire de 3 heures minimum alors qu’ils n’ont travaillé qu’une heure. 
5 Économies réalisées grâce à la suppression des heures supplémentaires et des inefficacités