4 façons d’améliorer l’efficacité des soins à domicile grâce à la technologie 

Face à la demande croissante en matière de services de soins à domicile, les organisations s’efforcent de maîtriser les tâches répétitives et les inefficacités qui peuvent être coûteuses en temps et en ressources. Vous voulez que les employés administratifs ne s’acquittent que des tâches qui impliquent l’établissement d’une relation et la prise de décisions. Si l’on regarde ce qui se passe aujourd’hui du côté administratif d’une agence de soins à domicile, on constate que plusieurs activités n’impliquent ni l’une ni l’autre de ces deux choses. Ces activités banales ne ralentissent pas seulement les opérations, mais nuisent également à la qualité des soins prodigués aux clients.   

Adrian Shauer, PDG d’AlayaCare, a déclaré dans l’épisode 35 du podcast HomeHealth360 (en anglais) qu’il pense que c’est l’année où les agences peuvent enfin faire la guerre aux tâches répétitives, et la remporter.   

De nombreuses options s’offrent à vous et ces solutions peuvent vous aider à apprendre et à exécuter des tâches banales, ce qui peut améliorer l’efficacité de votre organisation de soins à domicile et vous permettre de consacrer plus de temps à la prestation de soins de qualité à vos clients.  

 Voici quatre façons d’améliorer l’efficacité de votre entreprise de soins à domicile grâce à la technologie.   

1. Automatisez les tâches répétitives et processus banals   

L’automatisation change la donne pour les agences de soins à domicile. Grâce à l’intelligence artificielle et à l’automatisation des processus robotiques (IA et APR), les logiciels de gestion des soins à domicile peuvent rationaliser les processus, automatiser les tâches fastidieuses et économiser du temps et de l’argent à long terme.  

3 façons dont l’automatisation peut faire gagner du temps à votre agence et réduire les coûts administratifs à long terme dans votre entreprise de soins à domicile :  

1. Automatiser la prise en charge et la planification : En automatisant les processus de prise en charge et de planification, les agences de soins à domicile peuvent réduire le temps nécessaire à la gestion des informations relatives aux patients, ce qui permet au personnel de se concentrer sur la prestation des soins.  
2. Automatiser la facturation et la gestion du cycle des revenus : En automatisant les processus de facturation et de gestion du cycle des revenus, les agences de soins à domicile peuvent réduire le risque d’erreurs, accélérer les délais de traitement des paiements et améliorer leur trésorerie.  
3. Automatiser la documentation et la tenue des dossiers : En automatisant les processus de documentation et de tenue des dossiers, les agences de soins à domicile peuvent s’assurer que les informations relatives aux patients sont exactes et à jour, ce qui réduit le besoin de saisie manuelle des données et le risque d’erreurs.  

En réduisant le recours au travail manuel pour accomplir les tâches répétitives et les activités administratives, l’automatisation peut contribuer à réduire les coûts liés à la main-d’œuvre, ce qui allège le stress des fournisseurs de soins à domicile, qui peuvent ainsi se consacrer à ce qui compte le plus : fournir aux patients des soins à domicile de qualité.   

« Nous avons déplacé tous nos processus papier et tous nos formulaires dans le système, ce qui a considérablement réduit notre temps de prise en charge, qui est passé de 45 minutes à 15 minutes, ainsi que le fardeau que représentent les questions d’évaluation qui sont posées à nos clients à plusieurs reprises » 

Emily Hope, gestionnaire principale, Better Living Health & Community Services  

2. Interopérabilité et intégrations : connectez et échangez toutes vos données, applications et systèmes les uns avec les autres de manière transparente   

Avec la vaste gamme de solutions automatisées disponibles aujourd’hui, l’interopérabilité (un système qui fonctionne avec d’autres produits/systèmes) et la facilité d’intégration sont devenues de plus en plus importantes pour les fournisseurs de soins à domicile.   

Les agences ayant toutes des besoins et des lignes directrices uniques, il est essentiel de disposer d’une solution d’automatisation qui puisse s’intégrer facilement dans l’écosystème actuel. Cela permet non seulement d’assurer une transition transparente entre les systèmes, mais aussi de créer des possibilités d’évolutivité afin d’adapter rapidement les processus en fonction des besoins.   

Outre l’intégration des processus, la facilité d’échange des données permet de s’assurer que les informations sont exactes et à jour dans plusieurs services ou équipes. Tout cela contribue à créer un système d’automatisation des processus d’entreprise plus efficace pour les soins à domicile.  

4 façons dont l’interopérabilité et les intégrations dans les logiciels de gestion des soins à domicile peuvent améliorer les opérations commerciales :  

1. Améliorer l’efficacité opérationnelle : En intégrant différents systèmes et en permettant l’échange de données entre eux, les agences de soins à domicile peuvent rationaliser leurs opérations, réduire les erreurs manuelles et les doublons, et accélérer les processus tels que la planification et la documentation.  
2. Améliorer les soins aux patients : Permet aux agences de soins à domicile d’accéder à une vue d’ensemble des informations relatives aux patients, y compris les antécédents médicaux, les médicaments et les plans de traitement, ce qui peut contribuer à améliorer la qualité des soins prodigués.  
3. Améliorer la collaboration : Peut améliorer la communication et la collaboration entre les différents fournisseurs de soins, ce qui leur permet de travailler ensemble plus efficacement et de coordonner les soins aux patients de manière plus efficace.  
4. Gestion efficace des données : Les agences de soins à domicile peuvent consolider les données des patients provenant de sources multiples dans un emplacement central, ce qui facilite l’accès, l’analyse et l’utilisation de ces données pour améliorer les soins.  

Voici un aide-mémoire pour vous aider à vérifier si un fournisseur de logiciel de gestion des soins à domicile offre l’interopérabilité et les intégrations :   

• Le logiciel est-il compatible avec d’autres systèmes couramment utilisés dans l’agence?  
• Le logiciel permet-il l’échange de données entre différents systèmes?  
• Le logiciel permet-il une gestion centralisée des données?  
• Le logiciel permet-il la collaboration entre les différents fournisseurs de soins?  
• Le logiciel peut-il être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de votre agence?  

« La capacité d’AlayaCare à communiquer efficacement avec différentes applications logicielles a été un atout majeur. Nos clients ont la possibilité de gérer leurs comptes en ligne, ce qui leur donne la liberté de consulter et de régler leurs factures au moment qui leur convient le mieux.. » 

Rich Willis, Directeur exécutif du service à la clientèle Lifematters.  

3. Optimisez vos processus et prévoyez les besoins des patients grâce à l’intelligence artificielle (IA) et à l’apprentissage automatique :

L’apprentissage automatique devient rapidement une partie intégrante des soins à domicile grâce aux solutions d’automatisation telles que l’intelligence artificielle (IA) et l’automatisation des processus robotiques (APR). L’apprentissage automatique dans les soins à domicile implique l’utilisation d’algorithmes et de modèles statistiques pour améliorer la qualité des soins et l’efficacité de la prestation de soins. Il permet d’automatiser et d’optimiser diverses tâches, comme prévoir les besoins des patients, la gestion des horaires et l’analyse des données relatives aux patients.   

Trois principaux avantages de l’apprentissage automatique dans les soins à domicile :  

1. Permettre une adaptation rapide. Ces technologies permettent aux machines d’apprendre et d’exécuter des tâches sur la base de règles. Au fur et à mesure que de nouvelles données sont disponibles, les algorithmes d’apprentissage automatique peuvent être mis à jour pour refléter l’évolution des tendances et des modèles de comportement des patients, ce qui facilite l’amélioration de la qualité des soins au fil du temps. 
2. Réduire le temps et les ressources nécessaires à la formation et à la requalification du personnel. La formation et la requalification du personnel, bien qu’elles soient nécessairement importantes dans certaines situations, peuvent être coûteuses et chronophages, car elles détournent des ressources de la prestation de soins proprement dite. Cela peut être particulièrement important dans les soins à domicile, où le roulement du personnel peut être élevé et où les ressources pour la formation et le développement peuvent être limitées. Grâce à l’apprentissage automatique, les tâches peuvent être automatisées et les processus peuvent être normalisés, ce qui réduit la nécessité d’une formation approfondie et permet au personnel de se concentrer sur la prestation de soins.  
3. Les organisations peuvent s’adapter plus facilement. Une fois l’apprentissage automatique et l’automatisation en place, la mise à l’échelle d’une organisation est beaucoup plus efficace, car les processus ont déjà été développés et établis et ils peuvent être facilement reproduits et étendus, ce qui réduit le temps et les ressources nécessaires à la gestion et au maintien des opérations. Cela peut être particulièrement important dans le domaine des soins à domicile, où la demande de services augmente rapidement et où les organisations doivent trouver des moyens pour répondre à cette demande tout en maintenant des normes de qualité élevées.  

« La nature agile de la plateforme nous donne la flexibilité nécessaire pour nous adapter à toute évolution de notre environnement de soins. Qu’il s’agisse d’une fusion ou d’une pandémie, nous pouvons adapter et déployer la technologie de manière optimale pour permettre à nos cliniciens de se concentrer sur les soins et non sur la technologie administrative. La facilité d’utilisation et l’évolutivité permettent à nos cliniciens de travailler au maximum de leurs capacités. »   

Brett Michalak, dirigeant principal de l’information, Option Care Health

L’apprentissage automatique contribue à rendre l’ensemble de votre système plus organisé et plus rentable, ce qui permet une plus grande efficacité dans l’ensemble des entreprises de soins à domicile.  

4. Utiliser et recueillir des données pour prendre des décisions et apporter des améliorations en toute connaissance de cause :

La collecte et l’analyse des données constituent un outil puissant pour optimiser les processus dans les établissements de soins à domicile. En exploitant les données pour identifier les modèles et les tendances, les organisations peuvent mieux comprendre leurs opérations et gérer plus efficacement les défis liés à la fourniture d’un service de qualité. Les données recueillies sur les visites des patients, la productivité des employés, l’utilisation des outils technologiques par les soignants et d’autres domaines peuvent être utilisées pour identifier les sources d’inefficacité et élaborer des stratégies pour y remédier. 

Des données précises et actualisées sont essentielles pour que les entreprises puissent prendre des décisions éclairées, car les informations qui en sont tirées peuvent fournir des renseignements sur les tendances actuelles et prédire les résultats futurs. Il est donc important de disposer de données fiables pour s’assurer que les processus acceptés continuent de répondre aux normes prévues.

Voici trois exemples de types de données à recueillir et à utiliser pour prendre des décisions éclairées et apporter des améliorations dans votre agence :  

1. Utiliser les données pour mesurer les performances des soignants par rapport aux objectifs et identifier les domaines d’amélioration. Les performances des prestataires de soins peuvent être évaluées de différentes manières, notamment en suivant leur temps de réponse aux demandes, le nombre de demandes de services traitées et les commentaires des clients. Ces données peuvent être utilisées pour identifier les soignants les plus performants et les domaines dans lesquels des améliorations sont nécessaires. En outre, elles peuvent fournir des informations sur les processus qui doivent être rationalisés ou améliorés afin d’accroître l’efficacité.  
2. Recueillir des données démographiques sur les clients afin d’adapter les services et l’adéquation entre le soignant et le client. Les données démographiques fournissent des informations précieuses sur le marché cible d’une agence de soins à domicile et l’aident à créer des offres qui répondent à ses besoins uniques. La collecte de données démographiques vous permet également d’associer les bons soignants aux bons clients en tenant compte de facteurs tels que l’âge, le sexe, l’appartenance culturelle, les préférences en matière de mode de vie, etc.  
3. Suivre le retour d’information des clients pour comprendre leurs expériences. Les commentaires des clients sont essentiels pour comprendre les performances globales d’une agence de soins à domicile. Ils permettent aux entreprises de se faire une idée précise de la satisfaction de la clientèle et d’identifier les domaines à améliorer ou ceux pour lesquels un service exceptionnel doit être souligné. Le suivi des commentaires permet également aux agences de suivre les tendances dans le temps afin de pouvoir prendre des décisions futures sur la base des performances passées.  

Dans le même ordre d’idées que notre troisième conseil ci-dessus, les entreprises de soins à domicile peuvent utiliser des logiciels dotés d’algorithmes d’apprentissage automatique et d’IA pour permettre une prise de décision plus intelligente grâce à des capacités d’analyse des données améliorées. L’IA peut identifier les comportements des utilisateurs, prédire les résultats et répondre rapidement aux demandes, aidant ainsi les organisations à rester agiles. L’analyse prédictive permet aux entreprises de soins à domicile d’identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne surviennent, ce qui se traduit par des économies à long terme.  

“Dans le court laps de temps qui s’est écoulé depuis le déploiement d’AlayaCare, les fonctionnalités qui ont eu le plus d’impact pour nous ont été la saisie précise des données de rémunération du personnel soignant (heures travaillées, temps de déplacement remboursable et kilométrage correspondant). Nos coûts dans ces domaines ont considérablement diminué. »

John W. directeur financier (entreprise de santé, de bien-être et de remise en forme comptant 201 à 500 employés, qui a utilisé le logiciel pendant 6 à 12 mois). Citation tirée du site Capterra reviews   

Pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez exploiter les données pour votre entreprise de soins à domicile, consultez notre guide électronique intitulé Comment tirer le meilleur parti de vos données sur les soins à domicile.   

« La mauvaise nouvelle est que la compression des marges est devenue un tel problème pour les fournisseurs de soins à domicile qu’ils n’ont d’autre choix que de s’attaquer aux frais généraux de leur entreprise. La bonne nouvelle, c’est que des outils sont accessibles pour enfin leur permettre de le faire »

Adrian Shauer, PDG d’AlayaCare  

Les tâches banales et les inefficacités ne ralentissent pas seulement les opérations, mais nuisent également à la qualité des soins prodigués aux clients. De nombreuses options technologiques s’offrent à vous, comme l’automatisation des flux de travail et des processus, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent à long terme. Les solutions d’IA peuvent aider les entreprises en apprenant et en exécutant des tâches basées sur des règles de manière rapide et efficace, tandis que l’apprentissage automatique et l’intégration soutiennent l’interopérabilité propre aux besoins de chaque agence. La collecte de données propres et précises est essentielle pour savoir où des améliorations doivent être apportées, et avec les bons outils, les organisations peuvent évoluer beaucoup plus rapidement.